Verification

Das Vorgehen bei der Verifizierung entspricht den EU ETS-Vorgaben und ist im Handbuch von VerifAvia zum ETS-Sicherheitsmanagementsystem dokumentiert. Dieses System wurde auf Grundlage von Ansätzen erstellt, die sowohl für Prüfverfahren im Finanzbereich als auch zur Prüfung von Managementsystemen ihre Anwendung finden.

Die für die Verifizierung nötigen Schritte sind nachfolgend aufgeführt und werden in zwei Phasen unterteilt:

Phase 1: Analyse von Struktur und Umsetzung des ETS-Managementsystems des Betreibers (Organisation, Verfahren, IT) sowie des Kontrollsystems, Ermittlung von Risikobereichen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, Bewertung der Konformität des ETS-Systems mit dem Überwachungsplan und den ETS-Vorschriften sowie Prüfung der verfügbaren ETS-Daten
Phase 2: Detaillierte Prüfung und Analyse der ETS-Daten, unabhängige technische Prüfung, Wesentlichkeitsanalyse und abschließendes Prüfgutachten

Phase 1 kann vor Ende des Berichtsjahres (z. B. 2010) und Phase 2 vor dem gesetzlichen Abgabetermin im ersten Quartal des Folgejahres ausgeführt werden.

Schritt 1 – Vor Vertragsabschluss

Vor dem Vertragsabschluss stellt VerifAvia sicher, dass der angegebene Umfang und die Zeitspanne für die Prüfung ausreichend sind und den Anforderungen an eine „Hinreichende Sicherheit“ genügen. Dieser Schritt umfasst folgende Aufgaben:

Analyse der vom Betreiber zur Verfügung gestellten Informationen
Auswertung des Umfangs und der Komplexität der Prüfung
Auswahl des Prüfteams und Festlegung eines Zeitrahmens
Erstellung eines Vertragsmodells mit Kostenvoranschlag und Vertragsbedingungen

Schritt 2 und 3 – Strategische und Risikoanalyse

Die strategische Analyse soll einen Überblick über die Organisation des Betreibers und über den Aufbau und die Umsetzung der jeweiligen EU ETS-Management- und Kontrollsysteme bieten, so dass ein geeigneter Verifizierungsplan entwickelt werden kann.

Ziel der Risikoanalyse ist es festzustellen, wo Risiken eines Systemausfalls bestehen, die dazu führen können, dass die jährlichen Berichte zu Emissionen und Tonnenkilometern wesentliche Falschdarstellungen enthalten oder durch wesentliche Nichtkonformität gekennzeichnet sind. Das Verifizierungsteam legt hier seinen Schwerpunkt auf die risikoreichen Bereiche.

VerifAvia berücksichtigt dabei folgende Punkte und Fragen:

Die genehmigten Monitoringpläne, alle bisher vorgenommenen Änderungen und wie der Betreiber diese Änderungen der zuständigen Behörde kommuniziert hat.
Art, Umfang und Komplexität der Arbeitsschritte des Betreibers und die dazugehörigen EU ETS-Arbeitsabläufe
Die Komplexität der IT-Systeme, mit denen die EU ETS-Daten verarbeitet werden
Sind alle erforderlichen Kontrollelemente (MRG II, 2007 Abschnitt 10.3) berücksichtigt worden?
Ist ein Umwelt- oder Qualitätsmanagementsystem, wie z. B. ISO 9000 oder ISO14001, bzw. ein vergleichbares System vorhanden?
Werden Qualitätskontroll- und Sicherheitsverfahren mit besonderem Fokus auf EU ETS-Daten und -Systemqualität ausgeführt?
Wie ist die Organisation des EU ETS-Managements strukturiert und wie wird dieses in die gesamte Geschäftsorganisation integriert?
Wie ist die Verfügbarkeit von Informationen und Daten hinsichtlich der Einfachheit, Vollständigkeit und Genauigkeit?

Schritt 4 – Verifizierungsplan

VerifAvia erstellt auf Grundlage der strategischen und Risikoanalyse einen Verifizierungsplan, der folgende Elemente enthält:

Ein Verifizierungsprogramm, dass Art, Umfang und Zeitrahmen der Prüfaktivitäten enthält
Ein Datenanalyseplan, mit dem die zu sammelnden und zu prüfenden Daten, die Art der Tests und die Vorgehensweise bei Nichtbestehen von Tests festgelegt werden
Informationen vom Anlagenbesuch, bei Bedarf

Schritt 5 – Analyse der Geschäftsprozesse

VerifAvia setzt den Verifizierungsplan um und bewertet, ob das EU ETS-Managementsystem den genehmigten Monitoringplänen, den Leitlinien für die Überwachung und Berichterstattung von THG-Emissionen und der nationalen Gesetzgebung des Verwaltungsmitgliedstaats entspricht.

Die Prozessanalyse wird auf Grundlage von Anlagebesuchen (bei Bedarf), Interviews, Dokumentendurchsichten, Beobachtungen und Belegmaterial durchgeführt. Der Vorgang umfasst folgende Aufgaben:

Interviews mit dem EU ETS-Manager sowie mit Verantwortlichen aus den Bereichen Flugbetrieb, Qualität, Wartung, IT, Bodenabfertigung, Fracht und bei Bedarf aus weiteren Bereichen
Beobachtung von IT-Systemen, die zur Verarbeitung der EU ETS-Daten verwendet werden (sowohl einfache als auch komplexe)
Überprüfung von Dokumenten wie Handbuch zum Qualitätsmanagement, EU ETS-Handbuch, Kalibrierungszertifikate sowie dokumentierte Qualitätsaktivitäten
Überprüfung der Flugdokumentation, einschließlich der Technical Logs, Journey Logs, Load Sheets, Fuel Delivery Notes, Fuel Invoices

Schritt 6 – Datenanalyse

VerifAvia führt eine gründliche Analyse aller EU ETS-Daten durch, die bis zum Audit gesammelt wurden. Dabei werden Daten zu Flügen, Ladung und Treibstoff in das EU ETS-Datensystem hochgeladen. Skybreathe erkennt Datenlücken automatisch, ermittelt Flüge, deren Treibstoffverbrauch außerhalb der gewöhnlichen Spannbreite liegt und führt Plausibilitätsprüfungen zu Treibstoff- und Ladungsdaten aus.

Durch die Datenanalyse werden mögliche Fehler bei den Daten sichtbar, die der Betreiber bei Bedarf beheben kann. Durch diesen Prozess erlangt der Prüfer eine genaue Erkenntnis über die EU ETS-Daten, was den Prüfprozess vereinfacht.

Im Rahmen von Schritt 6 führt VerifAvia zudem folgende Maßnahmen durch:

Vergleich der Flugdaten mit den von EUROCONTROL gesammelten Luftverkehrsdaten, die durch den ETS-Support abgerufen werden können
Überprüfung der Einheitlichkeit der gesammelten Daten über den Treibstoffverbrauch und den Daten über den Treibstoffeinkauf (nur wenn alle Flüge in das EU ETS integriert sind)
Datenproben (Ladung und Treibstoff) bei stichprobenartig ausgewählten Flügen

Wenn die zwei Prüfungsphasen über einen gewissen Zeitraum aufgeteilt werden, kann Schritt 6 ebenso in zwei Phasen erfolgen:

Phase 1: Analyse und Test der Daten, die vor dem Audit gesammelt wurden
Phase 2: Analyse und Test der bis zum Ende des Überwachungsszeitraums verbleibenden Daten

Schritt 7 - Berichterstellung

Über alle oben aufgeführten Schritte hinweg führt das Prüfteam ein Problemprotokoll, in dem sowohl auftretende Probleme als auch ausstehende Fragen dokumentiert und angeforderte Dokumente aufgelistet werden. VerifAvia stellt dem Betreiber dieses Problemprotokoll zur Verfügung, so dass eine gemeinsame Problemliste besteht, die vor Abschluss des Audits abgearbeitet wird.

Der Betreiber wird aufgefordert, Korrekturen vorzunehmen und dem Prüfteam Belege vorzuweisen. Wenn Probleme nicht abschließend gelöst werden können, werden deren Auswirkungen bei der Erstellung des Gutachtens berücksichtigt.

Am Ende des gesamten Prüfvorgangs bewertet das Prüfteam alle Untersuchungsergebnisse und führt eine Wesentlichkeitsanalyse zu allen verbleibenden Fehlern und Nichtkonformitäten durch, so dass ein endgültiges Prüfgutachten erstellt werden kann. Es stellt anschließend alle Arbeitspapiere und gesammelten Belege zu einem internen Prüfpaket für eine interne Prüfung zusammen.

Schritt 8 – Technical Review

Bevor eine endgültige Entscheidung über das abschließende Verifizierungsgutachten getroffen werden kann, muss das Prüfpaket und der erste Entwurf des Gutachtens unabhängig von einer kompetenten Person (Technical Reviewer) überprüft werden. Diese Person darf nicht am eigentlichen Prüfprozess teilgenommen haben.

Diese unabhängige Nachprüfung soll gewährleisten, dass der Prüfvorgang VerifAvias dokumentierten Verfahren entsprach, dass sorgfältig und fachgerecht gearbeitet, die richtigen Entscheidungen getroffen und dass alle Prüfrisiken minimiert wurden. Zuletzt werden die Belege und Arbeitspapiere überprüft, so dass der erstellte Entwurf des Prüfgutachtens bestätigt werden kann.

Schritt 9 – Abschließender Prüfbericht

VerifAvia legt dem Flugfahrzeugbetreiber einen abschließenden Prüfbericht vor. Es liegt in der Verantwortung des Betreibers diesen Bericht der zuständigen Behörde zusammen mit einer Kopie der geprüften Emissions- und Tonnenkilometerberichte vorzulegen.

Schritt 10 – Eintrag der Daten in das EU ETS-Register

VerifAvia nimmt die relevanten Einträge in das EU ETS-Register des Kunden vor oder bestätigt bereits bestehende Eintragungen.

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