Verificación

La estructura de las actividades de verificación es coherente con la reglamentación RCCDE y está documentada en el Manual del sistema de gestión de garantías del RCCDE de VerifAvia, que se basa en los planteamientos utilizados para las auditorías de los sistemas financiero y administrativo.

Concebimos la verificación como un proceso iterativo destinado a la mejora continua de los sistemas de gestión y control del RCCDE del operador. Aplicamos un enfoque de dos fases para obtener mayor eficiencia y dar tiempo suficiente para adoptar medidas correctoras.

Fase 1: análisis del diseño y de la implantación del sistema de gestión (organización, procedimientos, TI) y del sistema de control del RCCDE del operador, identificación de las áreas de riesgo que precisan especial atención, valoración en cuanto a si el sistema RCCDE se ajusta al plan de control y a la normativa RCCDE y comprobación de los datos RCCDE disponibles.
Fase 2: comprobación y análisis pormenorizado de los datos del RCCDE, revisión técnica independiente, análisis de importancia y opinión de verificación final.

La fase 1 puede realizarse en el tercer o cuarto trimestre de 2010 y la fase 2 puede llevarse a cabo en el primer trimestre de 2011 con anterioridad al plazo legal.

Etapa 1: etapa de precontrato

El objetivo consiste en garantizar que el ámbito y el alcance de las actividades de verificación y el tiempo previsto sean suficientes para cumplir los requisitos de “garantía razonable”. En esta fase, VerifAvia se ocupará de:

Analizar la información facilitada por el operador.
Evaluar el alcance y la complejidad de las actividades de verificación.
Seleccionar al equipo de verificación y asignar tiempos a las actividades de verificación.
Preparar un borrador de contrato que incluya un presupuesto y las condiciones del contrato.

Etapas 2 y 3: análisis estratégico y de riesgos

El análisis estratégico tiene por objeto comprender la organización del operador y obtener una visión de conjunto del diseño y la implantación de sus sistemas de gestión y control del RCCDE de modo que pueda establecerse un plan de verificación adecuado.

El análisis de riesgos persigue identificar si existen riesgos de fallos o averías del sistema que pudieran traducirse en una inexactitud importante o en un incumplimiento sustancial en los informes anuales de emisiones o toneladas-kilómetro; el equipo de verificación centrará sus esfuerzos en aquellas áreas de mayor riesgo.

VerifAvia tendrá en cuenta los siguientes datos:

Los planes de control aprobados y todos los cambios realizados hasta la fecha, así como el modo en que el operador lo haya comunicado a la autoridad competente.
La naturaleza, el alcance y la complejidad de las operaciones del operador y los procesos asociados del RCCDE.
La complejidad de los sistemas de TI destinados a gestionar los datos del RCCDE.
Si se han tenido en cuenta todos los elementos de control necesarios (MRG2:2007, sección 10.3).
La existencia de un sistema de gestión medioambiental o de calidad, por ejemplo, la norma ISO 9000, ISO 14001, EMAS u otra norma equivalente.
La existencia de procesos de control y garantía de calidad centrados específicamente en los datos y sistemas del RCCDE.
La estructura organizativa de la gestión del RCCDE y su integración en la organización global de la empresa.
La disponibilidad de información y datos en términos de facilidad de acceso, integridad y precisión.

Etapa 4: plan de verificación

Partiendo del análisis estratégico y de riesgos, VerifAvia elaborará un plan de verificación que contemplará:

Un programa de verificación que incorpore la naturaleza, el alcance, los recursos de personal y el calendario de las actividades de verificación.
Un plan de análisis de datos que establezca los datos que deben muestrearse y comprobarse, la naturaleza de las pruebas y cómo responder si fallan las pruebas.
Los detalles de cualquier visita al emplazamiento, si es preciso.

Etapa 5: análisis del proceso de empresa

VerifAvia implantará el plan de verificación y evaluará si el sistema de gestión del RCCDE se ajusta a los planes de control aprobados, al MRG y a la legislación nacional del Estado miembro responsable de su gestión.

El análisis del proceso se basa en visitas al emplazamiento (si es preciso), entrevistas, revisión de documentación, observación y corroboración de la información. El proceso incluye:

Entrevista al administrador del RCCDE, operaciones de vuelo, calidad, mantenimiento, TI, asistencia en tierra, carga y otros departamentos si es preciso.
Observación de los sistemas de TI o de las hojas de cálculo empleadas para procesar datos RCCDE (simples y complejos).
Revisión de documentos, entre otros, el Manual de calidad, el Manual del RCCDE, los certificados de calibración y las actividades de calidad y mantenimiento documentadas.
Revisión de la documentación de vuelo, incluidos los registros técnicos, los libros de a bordo, las hojas de carga, las órdenes de entrega de combustible, las facturas de combustible.

Etapa 6: análisis de datos

VerifAvia realizará un exhaustivo análisis de los datos RCCDE mediante el envío de datos de vuelo, carga útil y combustible a nuestro sistema de análisis de datos de RCCDE que identifica las carencias de datos de forma automática, pone de relieve los vuelos cuyo consumo de combustible sobrepase los valores normales y lleva a cabo revisiones de verosimilitud de los datos de combustible y carga útil.

El análisis de datos permitirá identificar problemas con los datos de modo que el operador pueda adoptar medidas correctoras si es preciso. Además, este proceso permitirá que el auditor se familiarice con los datos RCCDE notificados, lo que facilitará el proceso de verificación.

Durante la etapa 6, VerifAvia también se ocupará de:

Cotejar los datos de vuelo con los datos de tráfico aéreo recabados por EUROCONTROL y que están accesibles a través del Servicio de soporte de RCCDE.
Revisar la coherencia entre los datos de consumo de combustible añadido y el combustible total adquirido (sólo cuando se incluyan todos los vuelos en el RCCDE).
Realizar muestreos de datos de carga útil y datos de combustible en vuelos elegidos de forma aleatoria.

Cuando las dos etapas del trabajo de verificación se dividan en el tiempo (p. ej. la etapa 1 en el tercer o cuarto trimestre de 2010 y la etapa 2 en el primer trimestre de 2011), la etapa 6 también podrá realizarse en dos partes:

Etapa 1: análisis y comprobación de los datos recabados hasta el comienzo de la auditoría.
Etapa 2: análisis y comprobación del resto de datos hasta el final del periodo de control.

Etapa 7: informe

En todas las etapas identificadas anteriormente, el equipo de verificación mantiene un registro de incidencias que recoge todas las incidencias que surjan, así como las preguntas y los documentos más destacados que hayan sido solicitados. VerifAvia compartirá este registro de incidencias con el operador para que exista una relación de incidencias común que habrán de cerrarse antes de que finalice la auditoría.

El operador debe llevar a cabo medidas correctoras y aportar pruebas al equipo de verificación. Cuando no sea posible cerrar las incidencias, se tendrá en cuenta su repercusión a la hora de elaborar la declaración de opinión. No es preciso implementar todas las incidencias de forma inmediata para garantizar una opinión de verificación positiva. Por ejemplo, las incidencias que sean menos críticas pueden considerarse “oportunidades de mejora” y posponerlas para su futura implantación.

Al final de todo el proceso de verificación, el equipo de verificación evalúa todas sus conclusiones y realiza un análisis de importancia sobre los errores y disconformidades restantes, con el fin de poder realizar un borrador de su declaración de opinión. Posteriormente recopila toda la documentación de trabajo y las pruebas recabadas en un paquete de verificación interno para su revisión interna.

Etapa 8: revisión técnica

Antes de tomar una decisión para emitir la opinión de verificación final, el paquete de verificación y su correspondiente borrador de opinión de verificación deben ser revisados de manera independiente por una persona competente (un revisor técnico) que no haya participado en el propio proceso de verificación.

El objetivo de esta revisión independiente es garantizar que el proceso de verificación se haya realizado de conformidad con los procedimientos documentados de VerifAvia, se hayan aplicado criterios profesionales, se haya prestado la debida atención y se hayan minimizados los riesgos de verificación. Por último, se revisan las pruebas y los documentos de trabajo para garantizar que acreditan la opinión declarada.

Etapa 9: informe final de verificación

VerifAvia remitirá una opinión de verificación final al operador. El operador tiene la responsabilidad de enviarla a la autoridad competente acompañada de un duplicado de las emisiones verificadas y los informes de toneladas-kilómetro.

Etapa 10: aprobación de los datos en el registro del ETS

A continuación, VerifAvia aprobará las entradas pertinentes en el registro del RCCDE del cliente.

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