Vérification

L'audit de vérification est réalisé conformément à la réglementation ETS et aux procédures de VerifAvia décrites dans son manuel de management.

Les étapes de l'audit de vérification sont décrites ci-dessous. Pour plus d'efficacité et pour permettre la réalisation d'actions correctives, le processus peut être réalisé en deux phases:

Phase 1: analyse de la façon dont le système ETS (organisation, procédures, systèmes d'information) et le système de contrôle ont été conçus et mis en place, identification des domaines où le risque d'erreur est élevé, vérification de la conformité des procédures existantes avec la législation ETS et réalisation d'un premier test sur les données ETS disponibles
Phase 2: analyse détaillée de l'ensemble des données ETS, revue indépendante, analyse du seuil de signification et avis de vérification

La première phase peut être réalisée courant 2010 tandis que la deuxième phase est conduite pendant le premier trimestre de 2011 avant la date limite de soumission des rapports.

Etape 1 - Avant-contrat

L'objectif est de s'assurer que le périmètre de la vérification et le temps alloué aux activités de vérification sont suffisants pour satisfaire au concept d'"assurance raisonnable". Lors de cette étape, VerifAvia:

Analyse les informations fournies par l'opérateur (plans de suivi, etc.)
Evalue l'étendue et la complexité des activités de vérification
Sélectionne l'équipe et détermine le temps nécessaire pour les activités de vérification
Prépare une proposition de contrat qui comprend un devis et les conditions

Etapes 2 & 3 – Analyse stratégique et analyse de risques

L'analyse stratégique a pour objectif de comprendre le système de management ETS de l'opérateur et son système de contrôle de façon à développer un plan de vérification adéquat.

Le rôle de l'analyse de risques est d'identifier les domaines où le risque d'erreur est particulièrement élevé et peut aboutir à des inexactitudes dans les rapports des émissions ou de données tonnes-kilomètres.

VerifAvia considère les éléments suivants:

Les plans de suivi approuvés, les modifications éventuelles et leur communication à l'autorité compétente
La nature, l'étendue et la complexité des opérations et du système de management ETS
La complexité des systèmes d'information utilisés pour le traitement des données ETS et des procédures associées
L'existence d'un environnement de contrôle du système de management ETS
L'existence d'un système de management de la qualité ou management environnemental (par exemple ISO 9000, ISO 14001 ou EMAS)
La structure organisationnelle de la gestion de l'ETS, son intégration dans la structure globale et le partage des responsabilités
La disponibilité des données et des informations en terme d'accessibilité, d'exhaustivité et d'exactitude

Etape 4 – Plan de vérification

A partir de l’analyse stratégique et l’analyse de risques, VerifAvia prépare un plan de vérification qui comprend:

Un programme de vérification incluant la nature des activités de vérification et le calendrier prévisionnel de réalisation de l’audit
Un plan d’échantillonnage de données qui expose quelles données doivent être testées et évaluées pour obtenir un avis de vérification
Le calendrier de la visite sur site, si nécessaire (en accord avec l'Autorité Compétente)

Etape 5 - Vérification des procédures

Cette étape consiste à suivre le plan de vérification afin de vérifier la conformité des procédures existantes avec les plans de suivi approuvés, les lignes directrices (MRG) et la législation nationale de l’Etat Membre responsable.

La vérification des procédures est basée sur une ou plusieurs visite(s) sur site (si nécessaire), des entretiens, l'analyse de documents, l’observation de systèmes et la corroboration d’information. Le processus comprend:

Entretien avec des départements: gestion de l’ETS, opérations aériennes, qualité, maintenance, informatique, cargo, etc.
Observation des systèmes d’information utilisés pour le traitement des données ETS
Analyse de documents : manuel ETS, manuel de qualité, certificats de calibration, résultats des activités de contrôle, etc.
Analyse de la documentation de vol : technical logs, journey logs, devis mass et centrage (load sheets), bon de carburant, etc.

Etape 6 – Vérification des données

VerifAvia réalise une analyse complète et détaillée des données ETS grâce à notre système d’analyse des données ETS. Après chargement des données ETS (vols, carburant, charge, etc.),le système génère automatiquement les rapports d’émissions et de tonnes-kilomètres, identifie les données manquantes, les données non plausibles et les données potentiellement erronées.

Cette vérification des données permet à l’opérateur d’engager les actions correctives nécessaires le plus rapidement possible. Cette analyse rend le processus de vérification plus rapide et plus fiable.

La vérification comprend également les contrôles suivants:

Comparaison des données de vol avec les informations disponibles auprès d’EUROCONTROL
Comparaison de la consommation totale déclarée et la somme de l’ensemble des factures de carburant (uniquement si tous les vols sont inclus dans l'ETS)
Plan d’échantillonnage : test aléatoire des données pour s’assurer que les données déclarées ne comportent pas d’inexactitudes significatives

Lorsque la vérification est réalisée en deux phases distinctes, l'étape 6 est réalisée en deux parties:

Phase 1: analyse et vérification des données ETS collectées jusqu'au jour de l'audit
Phase 2: analyse et vérification des données ETS restantes jusqu'à la fin de la période de suivi

Etape 7 – Rapport

Lors des étapes précédentes, l'équipe de vérification tient à jour une liste des problèmes rencontrés, des réserves, des questions et des documents demandés. VerifAvia partage cette liste avec l'opérateur de façon à ce que les réserves soient levées avant la fin de l'audit. L'opérateur doit réaliser les actions correctives demandées et les réserves qui n'ont pas pu être levées sont prises en compte dans l'avis de vérification.

A la fin de l'audit, l'équipe de vérification réalise une analyse de signification de toutes les inexactitudes et irrégularités rencontrées et prépare l'avis de vérification. L'équipe rassemble alors tous les formulaires de travail et informations collectées dans un package de vérification destiné à la revue indépendante.

Etape 8 – Revue indépendante

L'opinion de vérification et le package de vérification doivent être revus par une personne indépendante et compétente qui n’a pas pris part au processus de vérification lui-même.

L’objectif de la revue est de s’assurer que le processus de vérification se déroule conformément aux procédures de VerifAvia et que les risques de vérification ont été minimisés.

Etape 9 – Rapport final de vérification

VerifAvia soumet son rapport final de vérification à l’opérateur qui doit le transmettre à l'Autorité Compétente.

Etape 10 – Enregistrement de l'avis dans le Registre

VerifAvia saisit ou approuve les données ETS vérifiées dans le registre de l’opérateur.

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